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HomeMy WebLinkAboutR-2022-09 CDBG-MIT policies, Eng. & Span., 4-25-22RESOLUTION 2022-09 A RESOLUTION ADOPTING CITIZEN PART ICIPATION PLAN AND GRIEVANCE PROCEDURES, SECTION 3 POLICY, EXCESSIVE FORCE POLICY, SECTION 504 POLICY AND GRIEVANCE PROCEDURES, CODE OF CONDUCT POLICY, LIMITED ENGLISH PROFI CIENCY PLAN , AND FAIR HOUSING POLICY , IN CONNECTION WITH THE CITY OF LA PORTE , TEXAS ' PARTICIPATION IN FEDERAL LY FUNDED COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT -MITIGATION (CDBG-MIT} PROJECTS AND PLEDGING ADHERENCE TO THE REGULATIONS DESCRIBED THEREIN; FINDING COMPLIANCE WITH THE OPEN MEETINGS ACT, AND PROVIDING AN EFFECTIVE DATE WHEREAS, the City of La Porte, Texas, (herei n after referred to as "C ity") has bee n awarded f edera l fu n ding t h rough a Com m un ity Development Block Gr ant -M it igation (CDBG-M IT); WHEREAS, the City, in accorda n ce with Sectio n 109 of the Titl e I of the Hou sing and Community Deve lo p ment Act. (24 CFR 6); t h e Age Disc riminat ion Act of 1975 (42 U.S.C. 6101-6107); an d Secti on 504 of the Rehab i litation Act of 1973 (29 U.S.C. 794) and for construction cont r acts greater than $10,000.00, m ust take actions to en sure t h at no person or gro up is de n ied benefits such as employment, t r ai ning, h ousing, and contr acts generated by the CDBG activity, on t h e basis of r ace, color, re l igion, sex, natio n al origin, age, or d isab ility; WHEREAS, t he City, in con sider ation for the rece i pt and acceptance of fede r al funding, agrees to comply w ith all federal r ules and regu l atio ns i n clu ding t h ose rules and regulatio ns governin g cit izen partic ipation an d civil r ights prot ect ions; WHEREAS, the City, in accord an ce with Secti on 3 of the Housing and Urban Devel opment Act of 1968, as ame n ded, an d 24 CFR Pa rt 135, is r equ i red, to t he greatest extent feasib le, to provide trai n i ng an d empl oym ent opp ortunities t o lower i ncome residents an d contract opportunities to b u sinesses in the CDBG project area; WHEREAS, the City, in accor da n ce with Sect ion 104(1) of the Ho using and Co mmun ity Development Act, as amended, an d t he State's cert ificatio n requ i re m ents at 24 CFR 91.325(b)(6), m ust ado pt an excess ive force p olicy t h at prohib its the use of excess ive fo r ce agai n st no n-vio lent civi l right s demon strati ons; WHEREAS, t h e City, i n accordance w ith Exec utive Or der 13166, must take reasonab l e steps to ensure mea ningful access to services i n f eder all y ass isted p rograms and act iv it ies by persons with limited English proficiency (LEP) and must h ave an LEP p lan in place specific to t he locality and ben efici aries fo r eac h CDBG proj ect; WHEREAS, the City, in acco r dance with Section 504 of t h e Re h abi litation Act of 1973, does not discr iminate on t h e basis of disability and agrees to ensu r e t h at q ual ified individua ls w ith disa b i l ities have access to programs an d activ ities that receive federa l funds; and WHEREAS, t h e City, in accorda n ce w it h Sect ion 808(e)(5) of the Fair Ho u sing Act (42 USC 3608(e)(5)) t h at req u i r es HUD programs an d activ ities b e ad minister ed i n a m an ner affi rmatively to further the policies of the Fair Hou sing Act, agrees to conduct at least one activity during the contract period of the CDBG contract, to affirmatively further fair housing; WHEREAS , the City, agrees to maintain written sta ndards of conduct covering con flicts of int erest and gove rning the actions of its employees engaged in the se l ection, award and adm inistration of contracts. NOW THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF LA PORTE, TEXAS, THAT: Sect i on 1. That the fin din gs an d r ecitations set out in the preamble of this Resolut ion are fou n d to be tru e and correct and are h ereby adopted by t h e City Counci l and made a part h ereof for all p u rposes. Section 2. That the City Council hereby forma lly adopts the fo llowing policies and procedures: 1. Citizen Participation Plan and Gri evance Procedures; 2. Secti on 3 Po li cy; 3. Excessive Force Policy; 4. Section 504 Policy and Grievance Proced u res; 5. Code of Co nduct Policy; 6. Limited Eng lish Proficiency Plan; and 7. Fair Hou sing Po li cy. Section 3. The City Cou n cil offi cia lly finds, d et ermines, recites and declares that a sufficient w ritten notice of the date, hour, place and subj ect of t h is meeting of the City Counci l was posted at a place convenient to t h e public at the offices o f City of La Porte for the time r eq u ired by law preceding this meeting, as r equ ired by t h e Open Meetings Law, Chapter 551, Texas Government Code; and that this meeting h as been open to t h e public as required by law at al l times during which this resolution and t h e subj ect matter thereof h as been discussed, cons id ered and fo rm all y acted upon. Th e City Council furth er ratifies, approves and confirms such written notice and the contents an d posting thereof. Section 4. This resol ution sha ll be in effect from and after its passage and approval. 4h (\_~\ DULY PASSED AND APPROVED this dS day o f ~ APPROVED AS TO FORM: Clark T. Askins, Assistant City Att orney RESOLUCION 2022-09 UNA RESOLUCl6N ADOPTANDO EL PLAN DE PARTICIPACl6N CIUDADANA Y LOS PROCEDIMIENTOS DE RECLAMACl6N, LA POLITICA DE LA SECCl6N 3, LA POLITICA DE FUERZA EXCESIVA, LA POLITICA Y LOS PROCEDIMIENTOS DE RECLAMACl6N DE LA SECCl6N 504, LA POLITICA DEL C6DIGO DE CONDUCTA, EL PLAN DE DOMINIC LIMITADO DEL INGLES Y LA POLITICA DE VIVIENDA JUSTA, LAS POLITICAS ADJUNTAS EN RELACl6N CON LA CIUDAD DE LA PORTE, LA PARTICIPACION DE TEXAS EN LOS PROYECTOS DE LA SUBVENCION DE BLOQUES DE DESARROLLO COMUNITARIO FEDERALMENTE FINANCIADOS -MITIGACION (CDBG-MIT) Y POR LA QUE SE PROMETE LA ADHESION A LOS REGLAMENTOS DESCRITOS EN ESTE DOCUMENTO; POR LA QUE SE DETERMINA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE REUNION ES ABIERTAS, Y POR LA QUE SE ESTABLECE UNA FECHA DE ENTRADA EN VIGOR Mientras que, la Ciudad d e La Porte, Texas, (en lo su ces ivo "Ciu dad") ha si do ga lardonado co n CDBG financiaci6n a traves de una subvenci6n de CDBG; Considerando que, la Ci udad, seg un secc i6n 109 del titulo I de la ley de desarrollo comun itario y vivienda. (24 CFR 6); l a ley de disc riminaci6n de edad de 1975 (42 U.S.C. 6101-6107); y la secci6n 504 de la ley de reh ab ilitaci6n de 1973 (29 U.S.C. 794) y co ntratos de con strucci6n su p erior a $10,000.00, debe tomar m edidas para garantizar que ningun a persona o grupo es negado beneficios como empleo, formaci6n, vivienda y contratos genera dos por el CDBG actividad, sob re l a ba se de raza, co lor, religion, sexo, origen nacional, edad o discapacidad; Considerando que, la Ciudad, en l a consideraci6n para la recepci6n y aceptaci6n de fondos federales, se compromete a cumplir co n normas federales y reglamentos incluyendo las normas y r eglamentos de participaci6n ciudadana y protecci6 n de los derec hos civiles; Mientras que, la Ciudad, conformidad con el articulo 3 de la ley de vivienda y desarrollo urbano de 1968, como enmendada y 24 CFR parte 135, se requiere, en la mayor medida posible, para proporcionar oportunidades de formaci6n y empleo para bajar los residentes de ingreso y contrato de oportunidades d e negocios en el area del proyecto CDBG; Considerando que, la Ciudad, segun 104(1) de la secci6n de vivienda y ley de desarrollo de com unidad, enmendado, y el requi sites para la certificaci6n del estado en 24 CFR 91.325(b)(6), deben adoptar una politica de fuerza excesiva prohibe el uso de fuerza exces iva contra manifestacion es derechos civi les no violentas; Considerando que, la Ciudad, de acuerdo con la Orden Ejecutiva 13166, debe tomar medidas ra zona b les para garantizar el acceso significativo a l os servicios en programas y actividades con asistencia federal por personas con dominio limitado del ingles (LEP) y d ebe tener un plan LEP especifico de la localidad y beneficiaries para cada proyecto CDBG; Mientras que, la Ciudad, segu n la secci6n 504 de la Rehabilitation Act de 1973, no disc rimina por motivos d e discapacidad y se compromete a asegurar que p er so na s calificadas con discapacidades tenga n acceso a program as y actividades que reciben fondos federales; y Considerando que, l a Ciudad, seg un la secci6n 808(e)(5) de la ley de vivienda justa (42 3608(e)(5)) USC que requiere programas de HUD y actividades administrar en forma afirmativamente a mas de l as politicas de la ley de v iv ienda equitativa, se compromete a realizar al m enos una actividad dura nte el periodo del contrato del contrat o CDB G, afirmativamente para equi dad de vivi end a; Mientras que la Ciudad, se com promet e a mantener escritas normas de conducta que cubre conflictos de inter es y que rigen la s acciones de sus empleados participan en la selecci6n, conces ion y administracion de contratos. AHORA, POR LO TANTO, SER RESUELTO POR EL CONCEJALES DE LA CIUDAD DE LA PORTE, TEXAS, QUE LA CIUDAD DE LA PORTE ADOPTA LO SIGUIENTE: Secci6n 1. Que las concl usi ones y cons ideraciones expuestas en el preambulo de l a presente Resolucion se consideran verdaderas y correctas y, por l a presente, son adoptadas por el Ayuntamiento y forman parte de la misma a todos los ef ectos. Secc i on 2. Que el Ayuntamiento adopte formalm ente las siguie ntes polfticas y procedimientos: 1. Pl an de Participacion Ciudadana y Procedimientos de Quejas; 2. Polftica de la Seccion 3; 3. Polftica de fuerza excesiva; 4. Pol itica de la Seccion 504 y Procedim i entos de Quejas; 5. Pl an de dominio limitado del ingles; 6. Politica de Vivienda Justa; y 7. Politica del Codigo de Co n ducta Secc ion 3. El Co n cejo Municipal encuent ra , determina , r ecita y decla r a ofici almente que se publico un aviso por escrito suficie nte de l a fecha, hora, luga r y tema de esta reunion del Concejo Municipal en un lugar co nveniente para el publico en las oficinas de la Ciudad de La Porte por el tiempo requerido por la ley anterior a esta r eunion, segu n lo exige la Ley de Reuniones Abiertas, Ca p itulo 551, Co digo de Gobie rno de Texas; y qu e esta r eun ion ha estado abierta al publico como lo r eq uiere l a ley en todo m o m ento durante el cual esta resolucion y el tema de la misma han sido discutidos, co nsid erados y formalmente t omados en cuenta. Adema s, el Co n cejo Municipal ratifi ca, ap rueb a y con firm a dicho aviso por esc rito y el conte nido y publicacion del mismo. Secc io n 4. La presente reso luci on entrara en v igor a partir de su aprobacion . Pasado y aprobado el dia~de~ 2022. APROBADO EN CUANTO A LA FORMA: Cl ark T. Askins Asistente del Fiscal de l a Ciudad THE CITY OF LA PORTE CITIZEN PARTICIPATION PLAN COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT -MITIGATION PROGRAM COMPLAINT PROCEDURES These comp laint procedures comp ly with the requirements of the Community Development Block Grant (CDBG} Program and Local Government Requirements found in 24 CFR §570.486 (Code of Federa l Reg ulations}. Citizens can obtain a copy of these procedures at the City of La Porte, 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, (281} 471-5020, during regular business hours. Below are the formal comp laint and grieva n ce procedures regarding the services provided under the CDBG-M IT project. 1. A person who has a complaint or grievance about any servi ces or activities w ith respect to the CDBG-MIT project, whether it is a proposed, o n go in g, or comp l eted CDBG-MIT project, may during regular business hours submit such complai nt or gri evance, in writing to t h e City, at 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, or may call (281} 471-5020. 2. A copy of the comp laint o r grievance shall be transmitted by the City to the entity that is the subject of the comp laint or grievance and to the City Attorney within five (5) working days after the date of the complaint o r gr ievance was received. 3. The City sha ll comp lete an investigat io n of the comp laint or grievance, if practicable, and provide a timely written answer to t h e person who m ade the co m p l aint or grievance within ten (10} days. 4. If the investigation cannot be comp leted w ith in ten (10} working days per 3 above, the person who made the gri evance or comp laint shall be notified, in writing, w ithin fifteen (15) days wher e practicable after receipt of the original compla int or grievance and shall detail when the investigation sho uld be comp leted. 5. If necessary, the grievance and a written copy of the subsequent in vestigatio n sh all be forwarded t o the CDBG for their further review and comment. 6. If approp ri ate, provide copies of grievance procedures and re spon ses to grievances in both English and Spanish, or other appropr iate l anguage. TECHNICAL ASSISTANCE When requested, the City sha ll provide technical ass i st ance to groups that are representative of persons of low-and moderate-income in develop ing proposals for t h e use of CDBG -MIT funds. The Ci t y, based upon the specific needs of the community's residents at the time of the r equest, sha ll determine the l eve l and type of ass istance . PUBLIC HE AR IN G PROVISIONS For each public hearin g sch eduled and co nducted by the Ci ty, the following public hearing provisions shall b e observed: 1. Public notice of all h earings must be publish ed at least sevent y-two (72) hours prior to the sc heduled hearing. The publi c notice must be published in a local n ewspa p er. Each public notice must i nclude the date, time, location, and topics to be co nsi d ered at t h e public h ea rin g. A published n ewsp ape r article can also be used to meet this requirement so long as it meets all content an d timing requirements. Notices sho uld also be prominently posted in public buildings and distributed to l oca l Public Housing Authorities and other interested com munity groups. 2. W h en a signifi ca nt number of non-Eng l ish sp eak ing residents are a part of the potential se rvice area of the CD BG -MIT project, vital documents suc h as notices sh ould be publish ed in the predominant langu age of these non-English spea kin g citizens. 3. Each public hea rin g sh all be held at a time and locat ion co nve nient to potential or actual beneficiaries an d will include acco mmodation for persons w ith disabilities. Persons with disa bilit i es must be ab le to attend the hearin gs and the City must mak e arrangements for individua ls who r eq uire auxiliary aids or servi ces if contacted at least two days prio r t o the hearing. 4. A public hearin g held prior to the submiss ion of a CDBG -MIT app li cation must be h eld after 5:00 PM on a weekday or at a convenie nt time on a Sat urday or Sunday. 5. When a significant number of non-English spea king residents can b e reasona bly exp ecte d to p articipate in a pub lic h earing, an interpreter sh ould be present to accommodate the n eeds o f the non-En glish speaking r esidents. The City sh all comply with the fo llowi n g citizen participation requirements for the preparation and sub miss ion of an application for a CDBG project: 1. At a minimum, the Ci t y sh all ho ld at least one (1) public hearing prior to submitting the app l ication. 2. The City shall retain documentation of the hearing notice(s), a listing of persons atten din g the hearing(s), minutes of the h ea rin g{s), and any oth er r ecords concern in g the proposed use of funds for three (3) years from closeout of the grant to the st at e. Su ch r ecords sha ll be made available to the publ ic in accorda n ce with Chapter 552, Texas Government Code. 3. The public h earin g shall include a discussio n with citizen s as outlin ed in the applicable CDBG application manual to includ e, but is not limited to, the development of housing and community d evelopment n eeds, the amount of funding availab le, all el igible activ ities under t h e CD BG program, and the use of past CDB G contract funds, if ap pli cab l e. Citizens, with particular emphasis on persons of low-and moderate-i n com e who are residents of slum and b light areas, sha ll be en coura ge d t o submit their views and proposals regarding commu nity development and housing n eeds. Citizens sha ll be made aware of the location where they may submit their views and proposals should they be unable to attend the pub l ic hearing. 4. When a significant number of non-English speaking residents can be reasonably expected to participate in a public hearing, an interpreter should be present to accommodate the needs of the non-English speaking residents. The City must comply with the following citizen participation requirements in the event that the City receives funds from the CDBG program: 1. The City shall also hold a public hearing concerning any substantial change, as determined by CDBG, proposed to be made in the use of CDBG funds from one eligible activity to another again using the preceding notice requirements. 2. Upon completion of the CDBG project, the City shall hold a public hearing and review its program performance including the actual use of the CDBG funds. 3. When a significant number of non-Eng l ish speaking residents can be reasonably expected to participate in a publ ic hearing, for either a public hearing concerning substantial change to the CDBG project or for the closeout of the CDBG project, publish notice in both English and Spanish, or other appropriate language and provide an interpreter at the hearing to accommodate the needs of the non-English speaking residents. 4. The City shall retain documentation of the CDBG project, including hearing notice(s), a listing of persons attending the hearing(s), minutes of the hearing(s), and any other records concerning the actual use of funds for a period of three (3) years from closeout of the grant to the state. Such records shall be made available to the public in accordance with apter 552, Texas Government Code. LA CIUDAD DE LA PORTE PLAN DE PARTICIPACION CIUDADANA PROGRAMA DE COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT PROGRAM PROCEDIMIENTOS DE QUEJA Estos p r oced imientos de queja cump len con los requ isitos del Commu n ity Deve lopment Block Gr ant (CDBG) y los requisitos del gobierno local de Texas se encuentran en 24 CFR §570.486 (C6digo de Regulaciones Federales). Los ciudadanos pueden obtener una copia de estos procedimientos en l a Ciudad de 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, (281) 471-5020, en horario de oficina . A continuaci6n se presentan l os procedimientos forma les de quejas y quejas r el ativas a los servicios prestados en el marco del proyecto CDBG. l. Una persona que tiene una queja o reclamaci6n sobre cua lqui era de los servicios o actividades en re l aci6n con el proyecto CDBG, o si se trata de una propuesta, en curso o determinado proyecto CDBG , pueden durante las horas regulares presentar dicha queja o recla m o, por escrito a la Ciudad, a 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, (281) 471-5020, en horario de oficina. 2. Una copia de la queja o reclamaci 6n se transmitira por la Ciudad a l a entidad que es enca rgada de la queja o reclamaci6n y al Abogado de la Ciudad dentro de los cinco (5) dfas habiles sigu ientes a la fecha de l a queja o dia que la reclamaci6n fue recibida. 3 . La Ciudad debera comp li r una investigaci6n de l a queja o reclamaci6n, si es pos ib le, y dara una respuesta oportun a por escrito a la persona que hizo la denuncia o queja dentro de los diez (10) dfas. 4. Si la investigaci6n no puede ser completada dentro de los diez (10) dfas habiles anteriormente, la persona que hizo la queja o denuncia sera notificada, por escrito, dentro de los quince (15) dfas cua nd o sea posible despues de la ent rega de la queja original o qu ej as y detallara cuando se debera comp l etar la i nvestigaci6n. 5. Si es necesario, l a queja y una copia escrita de la investigaci6n posterior se remitiran a la CDBG para su posterior revi sion y comentarios. 6. Se proporcionara copias de los proced imientos de queja y l as r espuestas a las quejas, tanto en Ingles y Espanol, u otro lenguaje apropiado. AS ISTENCIA TECNICA Cu ando lo so licite, la Ciudad proporcionara asistencia tecnica a los grupos que son rep r esentant es de las personas de bajo s y moderados ingresos en el desarrollo de propu estas para el u so de los fondos CDBG. La Ciudad, en base a las necesidades espedficas de l os residentes de l a comunidad en el momento de la solicitud, debera determinar el nive l y tipo de asistencia. DISPOSICIONES AUDIENCIA PUBLICA Para cada audiencia publica programada y llevada a cabo por la Ciudad, se observaran las disposiciones siguientes de audiencias publicas: 1. Aviso publico de todas las audiencias debera publicarse al menos setenta y dos (72) horas antes de la audiencia programada. El aviso publico debera publicarse en un peri6dico l ocal. Cada aviso publico debe incluir la fecha, hora, lugar y temas a considerar en la audiencia publica. Un artfculo periodistico publicado tambien puede utilizarse para cumplir con este requisito, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos de contenido y temporizaci6n. Los avisos tambien deben ser un lugar prominente en l os edificios publicos y se distribuyen a las autoridades locales de vivienda publica y otros grupos interesados de la comunidad. 2. Cuando se tenga un numero significativo de residentes que no hablan ingles seran una parte de l a zona de servicio potencia l del proyecto CDBG, documentos vitales como las comunicaciones deben ser publicados en el idioma predominante de estos ciudadanos que no hablan ingles. 3. Cada audiencia publica se llevara a cabo en un memento y lugar conveniente para los beneficiarios potenciales o reales e incluira alojami ento para personas con discapacidad. Las personas con discapacidad deben poder as istir a las aud iencias y la Ciudad debe hacer los arreglos para las personas que requieren ayudas o servicios auxi liares en caso de necesitarlo por lo menos dos dfas antes de la audencia sera publica. 4. Una audiencia publica celebrada antes de la presentaci6n de una solicitud CDBG debe hacerse despues de las 5:00 pm en un dfa de semana o en un memento conveniente en sabado o domingo. 5. Cuando un numero significativo de residentes que no hablan ingles se registr a para participar en una audiencia publica, un interprete debe estar presente para dar cabida a las necesidades de los residentes que no hablan ingles. La Ciudad debera cumplir con los siguientes requisitos de participaci6n ciudadana para la e laboraci6n y presentaci6n de una solicitud para un proyecto CDBG: 1. Como minimo, la Ciudad debera tener por lo menos un (1) audiencia publica antes de presentar la solicitud. 2. La Ciudad conservara l a documentaci6n de l a convocatoria(s) audiencia, un li stado de las person as que asistieron a la audiencia(s), acta de la vista(s), y cualquier otra documentaci6n re lativa a la propuesta de utilizar los fondos para tres (3) afios a partir de la liq uidaci6n de la subvenci6n para el Estado . Dichos registros se pondran a disposici6n del publico, de conformidad con el Capitulo 552, C6digo de Gobierno de Texas. 3. La audiencia publica debera incluir una discusi6n con los ciudadanos come se indica en el manual correspondiente de aplicaci6n CDBG, pero no se limita a, el desarrollo de las necesidades de vivienda y desarrollo comunitario, la cantidad de fondos disponibles, todas las actividades e legib l es bajo el programa CDBG y el uso de fondos u ltimas contratos CDBG, en su case. Los ciudadanos, con especial enfasis en las personas de bajos y moderados ingresos que son residentes de las zonas de tugurios y tiz6n, se fomentara a presentar sus opiniones y propuestas sabre el desarrollo de la com unidad y las necesidades de vivienda. Los ciudadanos deben ser conscientes de la ubicaci6n en l a que podran presentar sus puntos de vista y propuestas en case de que no pueda asistir a la audiencia publica. 4. Cuando un numero significativo de residentes que no hablan ingles se registra para participar en una audiencia publica, un interpr ete debe estar presente para dar cabida a las necesidades de las residentes que no hablan ingles. La Ciudad debe cumplir con los siguientes r equisites de participaci6n ciudadana en el case de que l a Ciudad recibe fondos del programa CDBG: 1. La Ciudad celebrara una aud i encia publica sabre cualquier camb io sustancia l, segun lo determinado por CDBG, se propuso que se hara con e l uso de fondos CDBG de una actividad elegible a otro utilizando de nuevo los requisites de notificaci6n 2. Una vez finalizado el proyecto CDBG, la Ciudad celebrara una aud ie n cia publica y rev isara e l desempeno del program a incluyendo e l uso real de los fondos CDBG. 3. Cuando un numero significativo de residentes que no hablan ingles se puede registra para participar en una aud iencia publica, ya sea para una audiencia publica sabre e l cambio sustancial del proyecto CDBG o para la liquidaci6n del proyecto CDBG, publicara un aviso en Ingles y Espano l u otro idioma aprop iad o y se proporcionara un interprete en la audiencia para dar cabida a las necesidades de los residentes. 4. La Ciudad conservara la documentaci6n del proyecto CDBG, inclu yendo aviso de audiencia(s), un listado d e las personas que asistieron a la audiencia(s), acta de la v ista(s), y cualquier otro registro concerniente a l uso real de los fondos por un perfodo de a tres (3) anos a partir de la liquidaci6n del proyecto a l estado. Dic h os registros se pondran a disposici6n del publico, de conformidad con el Capftu lo 552, C6d igo de Gobierno de Section 3 Policy In accordance with 12 U.S.C. 1701u the City of La Port e agrees to implement the following steps, which, to the greatest extent feasible, will provide job training, employment and contracting opportunities for Section 3 residents and Sect ion 3 businesses of the areas in which the program/project is being carried out. A. Introduce and pass a resolution adopting t his plan as a policy to strive to attain goals for compl iance to Section 3 regulations by increasing opportu nities for employme nt and con t racting for Section 3 residents and businesses. B. Assign duties related to implementation of this plan to the designated Civ i l Rights Officer. C. Notify Section 3 residents and business concerns of potential new emp loyment and contracting opportunities as they are trigge red by CDBG grant awards through the use of: Pub lic Hearings and related advertisements; public not ices; bidding advertisements and bid documents; notification to local business organizations such as the Cham ber(s) of Commerce o r the Urban League; local advertising m edia including public signage; project area committees and citizen advisory boards; local HUD offices; regional plan ning agencies; and all other appropriate referral sources. Include Section 3 clauses in all covered solicitations and contracts. D. Maintain a list of those businesses t hat have identified themselves as Section 3 businesses for utilization in CDBG fund ed procurements, notify those businesses of pending contractual opportunities, and make this list available for general Grant Recipient procurement needs. E. Maintain a l ist of t hose pe r sons who have identified themselves as Section 3 residents and contact those persons when hiring/training opportunities are available through either the Grant Recipient or contractors. F. Require that all Prime co ntractors and subco ntractors with contracts over $100,000 commit to t his plan as part of their co ntract work. Monitor t he contr actors' performance with respect to meeting Sect ion 3 requirements and require t hat t hey submit reports as may be requ i red by HUD to the Grant Recipient. G. Subm it reports as required by HU D regarding contracting w ith Section 3 businesses and/or employment as they occur; and submit reports within 20 days of the federa l fisca l year end (by October 20) which identify and quantify Section 3 businesses and employees. H. M aintain records, including copies of correspondence, memoranda, etc., which document all actions taken to comply with Sect io n 3 regulations. As office rs and repr esentatives of the City of La Porte, we the undersigned have read and fully agree to this plan, a become a party to the full implementation of this program. Lo Mayor, City of La Porte POLITICA DE LA SECCI ON 3 Segun 12 U.S.C. 1701u, la Ciudad de La Porte se compromete a implementar las siguientes pases, que, en la mayor medida posible, proporcionara capacitaci6n. empleo y oportunidades de contrataci6n para los residentes de la secci6n 3 y secci6n 3 empresas de las zonas en que el proyecto lleva a cabo. A. lntroducci6n y pase una reso l uci6n adoptando este plan como una polftica de esforzarse por alcanzar metas para el cu mpl imiento de las normas de la secci6n 3 para aumentar las oportunidades de empleo y contrataci6n para empresas y residentes de la secci6n 3. B. Asignaci6n de tareas relacionadas con la implementaci6n de este plan al oficial designado de los derechos civiles. C. Notificar a secci6n 3 residentes y preocupaciones de negocio de potenciales nuevos empleos y oportunidades de cont ra t aci6n ya que se desencadenan por CDBG conceden premios mediante el uso de: audiencias publicas relacionadas con los anuncios, avisos publicos, anuncios de licitaci6n y oferta documen tos; notificaci6n a organizaciones locales como las camaras de comercio o la Li g Urbana; medias de publicidad local incluyendo sefializaci6n publ ica; proyecto area comites y consejos ciudadanos, las oficinas locales de HUD; organismos de planificaci6n regiona les; y todas las demas fuentes de referencias apropiadas. lncluir clausulas de la secci6n 3 en todo cubierto las solicitudes y contratos. D. Mantener una lista de las empresas que se han identificado como secci6n 3 empresas para la utilizaci6n en las compras de CDBG financiado, n otificar a las empresas de espe ra oportunidades contractuales y hacer esta lista disponible para las necesidades de adquisici6n de receptor de la beca general. E. Mantener una lista de aquellas personas que se identificaron como residentes de la secci6n 3 y en contacto con las personas cuando las opo rtunidades de contr ataci6n y capacitaci6n estan disponib les a traves del recep t or de la beca o contratistas. F. Requiere que todos los primeros contratistas y subcontratistas con cont ratos sabre $100.000 comprometan este plan como pa rte de su contr ato d e trabajo. Monitorear el desempefio de los contratist as con respecto a los requerimientos de la secci6n 3 y requieren que presenten informes que se requ ieran par HUD al desti natario de la subvenci6n. G. Presentar informes segun los requisitos de HUD con respecto a la contrataci6n con empresas de la secci6n 3 o empleo que se producen; y presentar informes dent ro de 20 dfas de l final de l afio fiscal f ederal (p or el 20 de octubre) que identificar y cuantificar secci6n 3 empresas y empleados. H. Mantener las regist ros, incluyendo copias de correspondencia, memorandos, etc., que documentan todas las acciones adoptadas para cumplir con las norm as de la secci6n 3. Como funcionarios y representantes de la Ci u dad de La Porte, las abajo fir mantes han lefdo completamen do a esta plan y ser pa rte de la plena aplicaci6n de este program a. LouisR· y Alcalde, La Ciudad de Excessive Force Policy In accordance wit h 24 CFR 91.325(b)(6), the City of La Porte hereby adopts and will enforce the following policy wit h respect to the use of excessive force: 1. It is t he policy of the City of La Porte to prohibit the use of excessive force by the law enforcement agencies within its jurisdiction aga i nst any individual engaged in non-violent civil rights demonstrations; 2. It is also the policy of the City of La Porte to enforce applicable State and local laws against physically barring entrance to or exit from a facility or location that is the subject of such non- violent civil rights demonstrat ions with in its jurisdiction. 3. The City of La Porte will introduce and pass a resolution adopting this policy. As officers and representatives of the City of La Porte, we the undersigned have read and fully agree to th is plan, a b ome a party to the full implementation of this program. t\fO \ 115 >5;}.c:QR Date EXCESIVO DE LA FUERZA POLITICA Segun 24 CFR 91.325(b)(6), la Ciudad de La Porte presente adopta y aplicara la siguiente polftica con respecto al uso de fuerza exces iva: 1. Es la polftica de la Ciudad de La Porte para prohibir el uso de fuerza excesiva por las agendas del orden publico dentro de su jurisd icci6n contra cualquier individuo en manifestaciones de los de r echos civiles no violentas; 2. Tambien es la polftica de la Ciudad de La Porte para hacer cump lir leyes estatales y locales aplicables contra fisicamente restricci6n de ent rada o sal ida de un centro o un lugar que es objeto de estas manifestaciones de los derechos civiles no violentas dentro de su jurisdicci6n. 3. La Ciudad de La Porte a presentar y aprobar una resoluci6n para la adopci6n de esta polftica. Como funcionarios y representantes de la Ciudad de La Porte, los abajo firmantes han le ido completamente de acuerdo a esta plan y ser pa rte de la plena apl icaci6n de este programa. L Alcalde, La Ciudad de La Porte SECTION 504 POLICY AGA INST DISCRIMINATION BASED ON HANDICAP AND GRIEVANCE PROCEDURES In accordance with 24 CFR Section 8, Nondiscriminat ion based on Handicap in federa lly assist ed programs and activit ies of the Department of Housing and Urban Deve lopment, Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended (29 U.S.C. 794), and Section 109 of the Housing and Community Development Act of 1974, as amended (42 U.S.C. 5309), the City of La Porte hereby adopts the followi ng policy and grievance procedures: 1. Discrimina tion prohibited. No otherwise qualified individual with handicaps in the United States sha ll, so lely by reason of his or her ha ndicap, be ex clud ed from the participation in, be denied the benefits of, or be subjected to discrim ination under any program or act ivit y receiving Federal financia l assistance from the Department of Ho using and Urban Deve lopment (HUD). 2. The City of La Porte does not discriminate on the basis of handicap i n admission or access to, or treatment or employment in, its federally assisted programs and activities. 3. The City of La Porte's recruitment materia ls or publications shall include a st atement of t his policy in 1. above. 4. The City of La Porte shall t ake continuing steps to notify participants, beneficia ries, applicants and employees, including those with impaired vision or hearing, and unions or professio nal organizations holding collective bargaining or professional agreements w ith the recipients that it does not discriminate on the basis of handicap in vio lation of 24 CFR Part 8. 5. Fo r hearing and visua lly impa ired individuals el igible to be served or likely to be affected by the CDBG program, t he City of La Porte shall ensure that they are provided with t he information necessary to underst and and participate in t he CDBG pr ogram. 6. Grievances and Comp laints a. Any person who believes she or he has been subjected to discrimination on the basis of disability may fi le a grievance under this procedu re. It is aga in st the law for the City of La Porte to retaliate against anyone who fi les a grievance or cooperates in the investigation of a grievance. b. Complaints should be addressed to: Lorenzo Wingate, Assistant Director of Public Works, 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, who has been designated to coord inate Section 504 compliance efforts. c. A compla int shou ld be filed in writing or verbally, conta i n the name and address of the person fi ling it, and briefly describe the alleged violation of the regulations. d. A complaint should be filed within thirty (30) wor king days after the comp laina nt becomes aware of the all eged violation. e. An investigation, as may be appropriate, shall follow a filing of a compla int. The investigatio n w ill be conducted by Lorenzo Wingate, Ass istant Director of Public Works. Informal but thorough investigations will afford all interested persons and the ir representatives, if any, an opportunity to submit evidence relevant t o a com plaint. f. A written determination as to the validity of the comp laint and descri ption of resol ution, if any, shall be issued by Lore nzo Wingate, Assistant Director of Public Works, and a copy Loui Ma forwarded to the complainant wit h fifteen (15) working days after the filing of the complaint whe r e practicable. g. The Section 504 coordinator shall maintain the files and records of the City of La Po rte re lating to the complaints files . h. The complainant can request a reconsideration of the case in instances where he or she is dissatisfied with the determination/resolution as desc r ibed in f. above . The request for reconsideration sho ul d be made to t he City of La Porte within ten worki ng days after the receipt of the written determination/resolution. i. The right of a person to a prompt and equitable resolution of the complaint filed here u nder shall not be impaired by the person's pur suit of ot her remedies such as the fi ling of a Section 504 co m plaint with the U.S. Department of Ho using and Urban Development. Utilization of this grievance procedure is not a prerequisite to the pursuit of other remedies. j. These procedures sha ll be construed to protect the substantive rights of i nterested persons, to meet appropriate due process standards and assure that the City of La Porte complies w ith Sect ion 504 and HUD regu lations. SECCION 504 POLITICA CONTRA LA DISCRIMINACION BASADA EN DISCAPACIDAD Y PROC EDIMIENTO DE QUERELLAS Apartado 24 CFR 8, no discriminaci6n basada en discapacidad en federalmente asistidos programas y actividades del Departamento de vivienda y desarrollo urbano, secci6n 504 de la Rehabilitation Act de 1973, enmendada (29 U.S.C. 794) y 109 de la secci6n de la vivienda y el acto de desarrollo comunitario de 1974, segun enmendada (42 U.S.C. 5309), la Ciudad de La Porte se adopta los procedimientos de politica y quejas: 1. Discriminaci6n prohibida. De lo contrario no individuo calificado con discapacidad en los Estados Unidos, unicamente por raz6n de su discapacidad, se excluira de la participaci6n en, ser negado los beneficios de o ser sujeto a discriminaci6n bajo cualquier programa o actividad recibir Asistencia financiera federa l del Departamento de vivienda y desarrollo urbano (HUD). 2. La Ciudad de La Porte no discrimina por discapacidad en la admisi6n o acceso a, o tratamiento o empleo en, sus programas federalmente asistidos y actividades. 3. La Ciudad de La Porte publicaciones o materiales de reclutamiento (Destinatario de la subvenci6n) incluira una declaraci6n de esta politica en 1. encima de. 4. La Ciudad de La Porte tendra seguir pasos para notificar a los participantes, beneficiarios, solicitantes y empleados, incluyendo aquellos con deterioro de la vision o audici6n y sindicatos u organ izaciones profesionales tenencia colectiva acuerdos de negociaci6n o profesionales con los destinatarios que no discrimina sobre la base de discapacidad en violaci6n de 24 CFR pa rte 8. 5. Para personas con discapacidad visual y auditivos individuos elegibles que si rve o que puedan verse afectadas por el programa CDBG, la Ciudad de La Porte se asegurara de que cuentan con la informaci6n necesaria para entender y participar en el programa CDBG . 6. Quejas y denuncias a. Cualquier persona que cree que el o ella ha sido victima de discriminaci6n por discapacidad puede presentar una queja bajo este procedimiento. Es contra la ley de la Ciudad de La Porte para tomar represalias contra cualquier persona que presenta una quej a o coopera en la i nvestigaci6n de una queja. b. Las quejas deben ser dirigidas a: Lorenzo Wingate, Assistant Director of Public Works, City Secretary, 604 West Fairmont Parkway La Porte, TX 77571, La Porte, TX 77514, que ha sido designado para coordinar los esfuer zos de cumplimiento de la secci6n 504. c. Una queja debe ser presentado por escrito o verbalmente, contener el nombre y direcci6n de la persona que lo presenta y describir brevemente la supuesta violaci6n de las normas. d. Una queja debe presentarse dentro de treinta 30 dias habiles despues de que el denunciante tenga conocimiento de la presunta violaci6n. e. Una investigaci6n, coma puede se r apropiado, debera segu ir una presentaci6n de una queja. La investigaci6n se r a conducida par Lorenzo Wingate, As sistant Director of Public Works. lnvestigaciones infor males pero minuciosa brindara todas las personas interesadas y sus representa ntes, si las hubiere, una oportunidad de presentar pruebas pertinentes a una queja. f. Una determinaci6n escrit a en cu anto a la validez de la denuncia y la descripci6n de la resoluci6n, si las hubiere, se expedira por Lorenzo Wingate, Assistant Director of Public Works, una copia enviada al demandante con quince 15 dfas de traba jo despues de la presentaci6n de la queja siempre que sea posible. g. Coordinador de la secci6n 504 debera mantener los archivos y registros de la la Ciudad de La Po rte relativas a los archivos de quejas. h . El demandante p uede solicitar una reconsideraci6n de l caso en instancias donde el o ella esta insa t isfecha con la resoluci6n deter minaci6n como se describe en f. anterior. La solicitu d de reconsideraci6n debe hacerse a las la Ciuda d de La Porte dentro de diez dfas habiles despues de la recepc i6n de la determinaci6n y resoluci6n escrita. i. El derecho de una persona a una reso luc i6n rap ida y equ itativa de la denuncia presentada a continuaci6n no debera ser deteriorada par la busqueda de la persona de otros remedios coma la presentaci6n de una queja con el Departamento de vivienda y desa r rollo urbano de las Estados Unidos de la secc i6n 504. Utilizaci6n de este procedimiento de quejas no es un requisito previo pa r a la busqueda de otros remedios. j . Estos procedimientos se interpretar a para proteger las der echos sust antivos de las personas interesadas, pa r a cumplir con normas de proceso debido apropiado y asegu r ar que la Ciudad de La Porte cum p ie con las reg ul aciones de la secci6n 504 y HUD. Fair Housing Policy In accordance with Fair Housing Act, the City of La Porte hereby adopts the following policy with respect to the Affirmatively Furthering Fair Housing: 1. The City of La Porte agrees to affirmatively further fair housing choice for all seven protected classes (race, color, religion, sex, disability, familial status, and national origin). 2. The City of La Po rte agrees to plan at least one activity during the contract term to affirmatively further fair housing. 3. The City of La Porte will introduce and pass a resolution adopting this policy. representatives of the City of La Porte, we the undersigned have read and fully agree to ea party to the fu ll implement ation of this program. \A(>CJ ~ 5 l~ct\6l Date POLITICA DE EQUIDAD DE VIVIENDA Conformidad con la ley de vivienda equitativa, la Ciudad de La Porte presente adopta la siguiente polftica con res pecto al afirmativo promover Feria de vivienda: 1. La Ciudad de La Porte se compromete a afirmativamente mas opci6n de vivienda para todas las clases protegidas siete (raza, color, rel igion, sexo, discapacidad, estatus fam i liar y o r igen nacional). 2. La Ciudad de La Porte se compromete a plan de al menos una actividad durante la vigencia del cont rato a afirmat ivamente mas vivienda. 3. La Ciudad de La Porte a presenta r y aprobar una resoluci6n para la adopci6n de esta polftica. Como funcion arios y representantes de la Ciudad de La Porte, los abajo firmantes han leido e acuerdo a este plan y ser pa rte de la plena aplicaci6n de este programa. CODE OF CONDUCT /PROGRAM PROCUREMENT POLICY CITY OF LA PORTE CODE OF CONDUCT As a Grant Recipient of a federal or state grant contract (includ ing CDBG), the City of La Porte shall avo id, neutralize or mitigate actual or potential conflicts of interest so as to prevent an unfair competitive advantage or the existence of conflicting roles that might impair the performance of the CDBG contract or impact the integrity of the procurement process. For procurement of goods and services, no employee, officer, or agent of the City of La Porte shall participate in the selection, award, or administration of a contract supported by federal or state grant funds (including CDBG) if he or she has a real or apparent conflict of interest. Such a confl ict could arise if the employee, officer or agent; any member of his/her immediate family; his/her partner; or an organization which employs or is about to employ any of the parties indicated herein, has a financial or other interest in or a tangible personal benefit from a firm considered for a contract. No officer, employee, or agent of the City of La Porte sha ll solicit or accept gratuities, favors or anyth in g of monetary va lue from contractors or firms, potential contractors or firms, or parties to sub-agreements, except where the financia l interest is not substantia l or the gift is an unsolicited item of nominal intrinsi c va lu e. Contractors that develop or draft specificat ions, requirements, statements of work, or invitations for bids or r equests for proposa ls must be excl ud ed from competing for such procurements. For all other cases, no employee, age nt, consu ltant, offi cer, or elected or appoi nted official of the state, or of a unit of general loca l government, or of any designated public agencies, or subrecipients which are receiving federal or state grant funds (including CDBG), that has any CDBG function/responsibi l ity, o r is in a position to participate in a decision-making process or gain inside information, may obtain a financial interest or benefit from the federal or state grant activity. The conflict of interest restrictions and procurement requirements identified here i n sha ll apply to a benefitti ng business, utility provid er, or other third party entity that is receiving assistance, directly or i nd irectly, under a federal or state grant contract or award, or that is required to complete some or all work under the federal or state grant contract in order to meet the National Program Objective. Any person o r entity including any benefitting business, utility provider, or other third party entity that is receiving assistance, directly or indirectly, under a federa l or state grant contract or award (includi n g CDBG), or that is required to complete some or all work under the federal or state grant contract in order to meet a National Program Objective, that might potentially rece ive benefits from the federal or state grant award may not participate in the selection, award, or administration of a contract supported by federal or state grant funding. Any al leged vio lations of these standards of conduct shall be referred to the City of La Porte's Attorney. Where viol ations appear to h ave occurred, the offending employee, officer or agent sha ll be subject to disciplinary action, including but not limited to dismissal or transfer; where violations or infractions appear to be su b stantial in nature, the matter may b e referred to the appropriate officials for crim inal invest igation and possible prosecution. CODIGO DE CONDUCTA / POLITICA DE ADQUISICION DE PROGRAMAS CIUDAD DE LA PORTE CODIGO DE CONDUCTA Como beneficiario de una subvenci6n de un contrato de subvenci6n federa l o estatal (incluido CDBG}, la Ciudad de La Porte evitara, neutralizara o mitigara los conflictos de interes reales o potenciales a fin de evitar una ventaja competitiva desleal o la existencia de rol es contradictorios que puedan perjudicar la el rendimiento del contrato de subvenci6n federa l o estata l o afecta la integridad de l proceso de adquisici6n. Para la adquisici6n de bienes y servicios, ningun empleado, funcionario o agente de la Ci udad de La Porte participara en la se lecc i6n, adjudicaci6n o admin istraci6n de un contrato respa l dado por fondos de subvenci6n federales o estat ales (incluido CDBG) si el o ella tiene un r eal o aparente conflicto de intereses. Tai conflicto podria surgir si el empleado, oficia l o agente; cualquier miembro de su familia inmediata; su compaf\ero; o una organizaci6n que emplea o esta a punto de emplear a cualquiera de las partes indicadas en este documento, tiene un interes financiero ode otra fndole o un beneficio personal tangi b l e de una empresa considerada para un contrato. Ningun funcionario, empleado o agente de la Ciudad de La Porte solicitara o aceptara propinas, favores o cu alqu ier cosa de valor monetario de contratistas o empresas, posibles contratistas o empr esas, o partes de sub-acuerdos, excepto cuando el interes financiero no sea sustancial o el regalo es un artfculo no solicitado de valor in t rfnseco nominal. Los contratistas que desarro llan o redactan especificaciones, requisitos, declaraciones de trabajo o invitaciones para presentar ofertas o solicit udes de propuestas deben ser excluidos de l a compet encia para tales adquisiciones. Para todos los demas casos, ningun emp leado, agente, consultor, funcionario o funcionario elegido o designado del estado, o de una unidad del gobierno local genera l, o de cua lquier agencia publica designada, o subbeneficiarios que reciben fondos de subvenci6n federa l es o estatales (incluyendo CDBG}, que tiene cualquier funci6n / responsabilidad relacionada con l as subvenciones, o que esta en condiciones de participar en un proceso de toma de decisiones ode obtener informaci6n interna, puede obtener un interes o beneficio financiero de la actividad de subvenci6n federa l o estatal. Las restricciones de conflicto de intereses y los requisitos de adquisici6n identificados en este documento se ap l icaran a un negocio beneficiario, proveedor de servicios u otra entidad externa que este recibiendo asistencia, directa o indirectamente, bajo un contrato o adjudicaci6n de subvenci6n federal o estatal, o que se requ iera para completar algunos o todos trabajan bajo el contrato de subvenci6n federal o estatal para cumpl i r con l os Objetivos del Programa Nacional. Cualquier persona o entidad incluyendo cua lqu i er empresa beneficiaria, proveedor de se r vicios publicos u otra entidad externa que este recibiendo asistencia, directa o indirectamente, bajo un contrato o adjudicaci6n de subvenci6n federal o estatal (incluido CDBG), o que se requiera para comp l etar una parte o todo el trabajo en virtud de l contrato de subvenci6n federal o estatal para cump l ir un objetivo del programa nacional, que podria recibir beneficios de la subvenci6n federal o estatal no puede participar en l a se lecci6n, adjudicac i6 n o admin ist ra ci6 n de un co ntrato re spa ldado por fondos federales o estatales. Cua lquier p res unta violaci6n de estas normas de co nducta se remitira a la Fi scalfa de l a Ciudad de La Porte. Cuand o aparezcan violaciones, el e mplea d o, agente o agente infractor estara sujet o a medidas disciplinarias, que incluye n, e ntre o tros, el d es pido o la transferencia; cuando la s infracciones o infracc ion es parecen ser d e naturaleza su stancia l, e l as un to puede rem itirse a l os f uncionarios apropiados para su investigaci6 n penal y posible enjuiciam i ento. Louis · Alca l de, La Ciudad de La Porte